Newsletter dla przedsiębiorców

Wakacje od ZUS hitem wśród przedsiębiorców. Dziesiątki tysięcy wniosków
Wakacje składkowe dla najmniejszych przedsiębiorców stały się faktem. Przepisy weszły w życie 1 listopada i przez pierwsze trzy doby obowiązywania prowadzący działalność gospodarczą złożyli niemal 50 tys. wniosków o zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne.
Przedsiębiorcy złożyli już 48,2 tys. wniosków o wakacje składkowe — wynika z danych udostępnionych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
— Zgodnie z nowymi przepisami, przedsiębiorcy mogą raz w roku za wybrany miesiąc nie płacić za siebie składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – podkreśla rzecznik ZUS Wojciech Dąbrówka.
Wakacje składkowe. Kto może skorzystać?
Z wakacji składkowych może skorzystać każdy mikroprzedsiębiorca wpisany do CEIDG. To ci przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze lub zatrudniają do 9 osób, a także komornicy sądowi.
Warunkiem skorzystania z preferencji jest także pozostawanie poniżej rocznego limitu przychodu z 2022 lub 2023 r. ustalonego na 2 mln mln. Przedsiębiorca, który chce sięgnąć po wakacje składkowe, nie może także być beneficjentem pomocy publicznej, której wysokość w poprzednich trzech latach przekraczałaby w sumie 300 tys. euro.
Wakacje składkowe. Regulacje
Zwolnienie obejmuje składki od najniższej podstawy wymiaru, która obowiązuje osobę prowadzącą działalność. Ulga nie dotyczy składki zdrowotnej ani składek, które przedsiębiorca ma obowiązek opłacać za inne osoby, np. pracowników, zleceniobiorców czy współpracowników.
Składki objęte zwolnieniem zostaną sfinansowane z budżetu państwa i będą wliczać się do przyszłej emerytury czy renty. Ulga ta stanowi pomoc de minimis, dlatego we wniosku przedsiębiorca będzie podawał informacje na temat innych form pomocy publicznej, z których korzystał.
Wakacje składkowe. Jak zawnioskować?
Wniosek o wakacje składkowe (RWS) przedsiębiorca lub jego pełnomocnik może złożyć tylko online za pośrednictwem PUE/eZUS – wyłącznie z konta płatnika na miesiąc przed wybranym miesiącem zwolnienia. W tym roku z wakacji od składek będzie można skorzystać jedynie w grudniu.
Jeśli prowadzący działalność chce uzyskać zwolnienie za grudzień, to wniosek musi złożyć w listopadzie. Jeśli złoży go w grudniu, to zwolnienie dotyczyć będzie stycznia 2025 r.
Wnioski ZUS będzie rozpatrywać automatycznie, a wszelkie informacje w tej sprawie udostępni na koncie płatnika na PUE/eZUS. Informację o tym, że na PUE/eZUS jest nowa wiadomość na ten temat, ZUS wyśle dodatkowo na e-mail lub numer telefonu, który przedsiębiorca podał na swoim koncie PUE/eZUS.
Jeśli przedsiębiorca zostanie częściowo zwolniony lub nie otrzyma ulgi, ZUS wyda w tej sprawie decyzję. Zakład przekaże ją na konto płatnika na PUE/eZUS. Od decyzji można się odwołać do sądu za pośrednictwem ZUS.

Jak nie zapłacić ZUS jeszcze w tym roku? Kluczowe pięć warunków do spełnienia
Łukasz Zalewski
Możliwość niepłacenia składek ZUS za jeden miesiąc w roku dają przepisy obowiązujące od 1 listopada 2024 r. To tzw. wakacje składkowe. Przedsiębiorcy mogą z nich skorzystać jeszcze w tym roku, ale wniosek trzeba złożyć w listopadzie, a ponadto trzeba spełnić warunki. Nie jest to proste, a przy ostatnim warunku pojawia się nawet groźba odpowiedzialności karnej.
Wakacje składkowe wprowadziła nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2024 poz. 863). To ulga od ZUS, a de facto zwolnienie na miesiąc z opłacania składek. Jeśli przedsiębiorca skorzysta z wakacji, to składki zapłaci za niego budżet państwa. Płatnik musi jednak spełnić warunki i złożyć wniosek.
Wakacje od ZUS
Pierwszy raz składek nie trzeba będzie opłacać za grudzień 2024 r. Jeśli przedsiębiorca chce z tego skorzystać, musi złożyć wniosek do ZUS już w listopadzie. Zasadniczo, wniosek o skorzystanie z wakacji składkowych trzeba bowiem składać w miesiącu poprzedzającym wybrany przez przedsiębiorcę miesiąc zwolnienia ze składek. Listopad to jedyny miesiąc w tym roku, w którym można wnioskować o wakacje składkowe. W przyszłym roku będzie można sobie wybrać dowolny jeden miesiąc.
Wniosek trzeba złożyć na formularzu RWS (wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacenia składek za wskazany miesiąc) w formie elektronicznej poprzez profil płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE)/eZUS. Może go złożyć przedsiębiorca lub jego pełnomocnik.
Zanim złożysz wniosek, trzeba jeszcze sprawdzić, czy spełniasz warunki. Nie ze wszystkimi jest łatwo. Przeanalizowaliśmy to dokładnie.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby skorzystać z wakacji od ZUS?
Z wakacji składkowych, czyli zwolnienia ze składek ZUS przez jeden miesiąc w roku mogą skorzystać osoby prowadzące działalność gospodarczą, pod warunkiem że:
 złożą wniosek do ZUS i wskażą w nim, za jaki miesiąc chcą skorzystać z ulgi,
 w ostatnich dwóch latach w ogóle nie osiągnęli przychodu z działalności gospodarczej lub w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat kalendarzowych osiągnęli roczny przychód z działalności gospodarczej nieprzekraczający 2 mln euro,
 podlegały ubezpieczeniom: emerytalnemu, wypadkowemu i rentowemu z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej w miesiącu kalendarzowym poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku,
 zgłosili do ubezpieczeń nie więcej niż dziesięciu ubezpieczonych,
 w poprzednim roku kalendarzowym i obecnym nie wykonywali działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego w roku kalendarzowym rozpoczęcia działalności gospodarczej lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywali na etacie (lub spółdzielczym stosunku pracy) czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej,
 w ciągu ostatnich trzech lat nie wykorzystali limitu pomocy de minimis (300 tys. zł).
Jak złożyć wniosek już omówiliśmy.
Warunek 1 – jaki miałeś/aś przychód
Z miesięcznej ulgi od ZUS może skorzystać przedsiębiorca, który w jednym z ostatnich dwóch lat miał przychód poniżej 2 mln euro lub rozpoczyna działalność gospodarczą.
Limit przelicza się na polskie złote według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym roku kalendarzowego poprzedzającego rok złożenia wniosku. A zatem jeśli składamy wniosek o wakacje za 2024 r., to patrzymy na ostatnio dzień roboczy 2023 r. W zeszłym roku ostatnim dniem roboczym był 29 grudnia (piątek). Średni kurs euro wyniósł wtedy 4,3480 zł. A zatem limit przychodów nie mógł przekroczyć w 2022 r. lub 2023 r. – 8 mln 696 tys. zł.
Warunek 2 – byłeś/aś ubezpieczony/a w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku
Z miesięcznej ulgi od ZUS może skorzystać przedsiębiorca, który w miesiącu kalendarzowym poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku o zwolnienie z ZUS był ubezpieczony z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.
Wystarczy, aby płatnik (osoba ubezpieczona) był ubezpieczony dobrowolnie albo obowiązkowo choćby jeden dzień w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym składany jest wniosek.
Izabela Leśniewska, doradca podatkowy z Alo-2, zwracała już wcześniej uwagę, że osoba prowadząca działalność gospodarczą, która wraca z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego i zrobi to w listopadzie lub w grudniu, nie skorzysta z wakacji składkowych.
Warunek 3 – ile osób zgłosiłeś/aś do ubezpieczeń w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku
Z ulgi w ZUS może skorzystać przedsiębiorca, który w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku miał zgłoszonych do ubezpieczeń emerytalnego, rentowego i wypadkowego lub ubezpieczenia zdrowotnego nie więcej niż dziesięciu ubezpieczonych. Ten warunek może sprawić większe problemy.
Jak wyjaśniał ZUS, do limitu 10 ubezpieczonych wlicza się m.in.:
 samego przedsiębiorcę, czyli płatnika, który wnioskuje o wakacje,
 pracowników,
 zleceniobiorców (z wyłączeniem uczniów i studentów do 26. roku życia),
 osoby, które współpracują z płatnikiem przy prowadzonej działalności.
Do limitu nie wliczają się osoby, które nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu, czyli między innymi osoby, które pobierają zasiłek macierzyński lub przebywają cały miesiąc na urlopie wychowawczym bądź na urlopie bezpłatnym.
Jak mówiła Izabela Leśniewska, problem mogą mieć przedsiębiorcy, u których następują ruchy kadrowe. Przykładowo chodzi o sytuację, gdy jeden pracownik odszedł z firmy 15 października, a kolejny został zatrudniony następnego dnia. Liczbę zgłoszonych do ubezpieczenia (nie więcej niż dziesięciu) trzeba bowiem ustalić "w miesiącu kalendarzowym poprzedzającym miesiąc złożenia wniosku".
Chodzi więc o sumę osób zgłoszonych do ubezpieczeń (emerytalnego, rentowego i wypadkowego) w ciągu danego miesiąca. Jak tłumaczy ZUS, chodzi o faktyczne zgłoszenie ubezpieczonych do ZUS od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego poprzedzającego miesiąc złożenia wniosku. Czas trwania umowy nie ma znaczenia. Nawet jeśli umowa zlecenia została zawarta tylko na jeden dzień i taka osoba została zgłoszona do ubezpieczeń, to należy ją wliczyć do limitu 10 osób.
Warunek 4 — czy wykonywałeś/aś działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy
Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje też, że z wakacji składkowych nie mogą skorzystać osoby, które zmieniły etat na działalność B2B dla byłego pracodawcy.
— Zgodnie z przepisami liczy się dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej dla byłego pracodawcy, co może prowadzić do absurdów — mówi Izabela Leśniewska. Przykładowo, jeśli podatnik w 1998 r. miał umowę o pracę, a rok później założył działalność gospodarczą (B2B) i zaczął świadczyć usługi dla byłego pracodawcy, czyli w ten sposób działa od 25 lat, to nie ma prawa do wakacji składkowych. — Zgodnie bowiem z przepisami na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej przedsiębiorca świadczył usługi na rzecz byłego pracodawcy i świadczy je nadal. To absurd, ale tak wynika z przepisów (art. 17a ust. 1 pkt 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w wersji obowiązującej od 1 listopada 2024 r.) – tłumaczy Izabela Leśniewska.
Potwierdził to ZUS w odpowiedzi na pytania Krajowej Izby Biur Rachunkowych.
Warunek 5 – czy limit pomocy de minimis pozwala skorzystać z wakacji od ZUS
Zwolnienie z opłacenia składek stanowi pomoc de minimis. To może być najtrudniejszy warunek do zweryfikowania. Zwolnienie ze składek ZUS musi się więc mieścić w dozwolonym limicie pomocy de minimis. Obecnie maksymalna kwota takiej pomocy nie może przekroczyć 300 tys. euro brutto w ciągu trzech lat.
Jak wskazuje Izabela Leśniewska, problemem jest ustalenie, jaką część limitu pomocy de minimis wykorzystał dotychczas przedsiębiorca, zwłaszcza że jeśli popatrzymy trzy lata wstecz, to musimy brać pod uwagę pomoc covidową.
Częściowo pomocny jest tu SUDOP, czyli system udostępniania danych o pomocy publicznej (SUDOP) prowadzony przez UOKiK. Zawiera on informacje o wdrażanych w Polsce środkach pomocowych, pomocy udzielonej w ramach wdrażanych w Polsce środków pomocowych, wszelkiej pomocy publicznej i pomocy de minimis udzielonej danemu beneficjentowi.
W praktyce jednak, jak mówi Izabela Leśniewska, w bazie SUDOP nie ma wszystkich danych o pomocy de minimis, np. danych o uzyskanej pomocy z wojewódzkich urzędów pracy. Do obliczeń trzeba też brać pod uwagę pomoc uzyskaną z urzędów marszałkowskich, dotacje, w tym unijne, pomoc w ramach różnych programów, np. czyste powietrze itd. — Wielu przedsiębiorców będzie miało problem, żeby ustalić, czy przekracza ten limit, czy nie. Będą to musieli ustalić np. z księgową. Za taką usługę (będzie ona pracochłonna) trzeba jednak będzie zapłacić dodatkowo — wskazuje Izabela Leśniewska.
Mało tego, do wniosku o wakacje składkowe przedsiębiorca będzie musiał dołączyć zaświadczenia o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, jaką otrzymał w okresie trzech lat poprzedzających dzień złożenia wniosku albo oświadczenie o wielkości tej pomocy otrzymanej w tym okresie, albo oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy w tym okresie. Warunek taki wynika z art. 36d ust. 2 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wniosek lub oświadczenie przedsiębiorca będzie składał pod groźbą odpowiedzialności karnej (art. 36d ust. 3).
— Jeśli przedsiębiorca złoży błędne lub nieprawdziwe oświadczenie, to będzie miał problem, bo będzie musiał zwrócić pomoc z odsetkami, nie mówiąc o innych konsekwencjach (karnych — red.) — przyznaje Izabela Leśniewska.
Jak informowaliśmy w Business Insiderze, nie każdemu będzie opłacało się skorzystać z wakacji składkowych. Przykładowo problem może być ze sprawdzeniem, czy przedsiębiorca ma jeszcze limit pomocy de minimis. Księgowi za takie sprawdzenie żądają dodatkowej opłaty, nawet 200 zł. Wyjaśnialiśmy też szczegółowo, jakie warunki trzeba spełnić i na co uważać.

Łukasz Zalewski
Dziennikarz Business Insider Polska. Podatki, prawo, finanse

Jak informuje "Rzeczpospolita" z 30 sierpnia 2024 r. (Janina Kalinowska) - Składki ZUS dla przedsiębiorców wzrosną w 2025 r. więcej niż zakładano.
W skali całego przyszłego roku przedsiębiorcy zapłacą więcej o ok. 2000 zł niż w 2024 r. i to bez składki zdrowotnej. To wynik kwoty prognozowanego na przyszły rok wynagrodzenia w gospodarce narodowej, jaką wskazuje projekt ustawy budżetowej na 2025 r. Podnosi on wysokość tego wynagrodzenia z 8579 zł (takie były założenia projektu ustawy budżetowej) do 8673 zł. W porównaniu do kwoty ustalonej na 2024 r. – 7824 zł – to wzrost aż o 849 zł.
Ile wyniosą składki ZUS w 2025 r.?
Od 1 stycznia 2025 r. będzie to 1773,96 zł, czyli więcej niż w tym roku o 173,64 zł. To oznacza, że rocznie przedsiębiorcy będą musieli wyłożyć na ZUS – i to bez składki zdrowotnej – więcej o 2083,68 zł niż w 2024 r. lub 1910,04 zł – gdy skorzystają z wakacji składkowych.
Wyższe limity podstawy składek
Prognozowane wynagrodzenie wyznacza również roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki na te ubezpieczenia opłaca się w danym roku do czasu, aż przychód osiągnie 30-krotność tej kwoty. W 2024 r. ta granica wynosi 234 720 zł. W 2025 r. będzie to 260 190 zł (8673 zł x 30).
Kwota prognozowanego wynagrodzenia wyznacza też limit podstawy składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Miesięcznie nie może ona przekraczać 250 proc. tej płacy. W 2024 r. ten limit wynosi 19 560 zł; w przyszłym będzie to 21 682,50 zł (8673 zł x 250 proc.).

Rewolucja w sprawie faktur - odwołana.
Piotr Miączyński - Leszek Kostrzewski styczeń 2024

Przedsiębiorcy mogą odetchnąć z ulgą. Minister finansów odwołuje pozostawioną mu po PiS rewolucję w wystawianiu faktur.
Od lipca przedsiębiorców miały czekać dantejskie sceny, płacz i zamęt. PiS postanowił bowiem, że faktury będzie można wystawiać tylko przez rejestr elektroniczny zwany KSeF. Jak ktoś nie da rady, miały być słone kary. Nowy rząd właśnie tę rewolucję odwołał
To była nagła i niespodziewana decyzja. Minister finansów odwołał obowiązkowe e-fakturowanie.
- Już w trakcie wstępnych analiz wykryliśmy krytyczne błędy, które w mojej ocenie uniemożliwiają wprowadzenie KSeF w 2024 roku. Problemy te dotyczą kodu, systemu, jego funkcjonalności i wydajności. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której polskie firmy nie mogą wystawiać faktur, w której stabilność obrotu gospodarczego jest zagrożona. Nie możemy dopuścić do paraliżu i bałaganu na kształt Polskiego Ładu - mówił podczas piątkowej konferencji prasowej minister finansów Andrzej Domański.
Tym samym minister oświadczył, że rewolucja w fakturowaniu jest pełna dziur i rząd nie będzie brał odpowiedzialności za to co PiS zostawił mu w spadku.
Jeśli jednak ktoś myśli, że reformy KSeF w ogóle nie będzie, ten się myli. Będzie, ale później. Kiedy dokładnie? A tego jeszcze nie wiadomo.
- Termin będzie podany po przeprowadzeniu audytu - zakończył minister finansów.
Co jest podstawowym problemem? Przepustowość. Może być sytuacja, kiedy przedsiębiorca nie wejdzie do systemu, aby wystawić fakturę.
Audyt ma być zewnętrzny. - Być może wykaże on kolejne potencjalne błędy - mówił Domański.
Czego można się spodziewać? Powtórzmy, minister finansów zaznaczył: "Krajowy System eFaktur nie będzie obowiązkowy w 2024 r.".
- KSeF jest potrzebny polskiej gospodarce i chcę to powiedzieć bardzo wyraźnie: będzie wprowadzony. Musimy dbać o dochody budżetu, musimy uszczelniać system, musimy informatyzować polską gospodarkę - doprecyzował Domański.

Co to jest KSeF?
Teraz przedsiębiorcy wystawiają faktury na papierze bądź elektroniczne. Od lipca mieli wystawiać tylko e-faktury i tylko przez rejestr elektroniczny zwany KSeF (Krajowy System e-Faktur).
Każdy dokument będzie miał przydzielony numer identyfikacyjny generowany automatycznie przez system. Nabywca otrzyma fakturę również przez KSeF.
Rejestr miał być obowiązkowy:
- dla podatników podatku VAT od 1 lipca 2024 r.,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT (u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 tys. zł), zwłaszcza mikrofirmy, będą obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2025 r.

Ostrzegaliśmy, że tak będzie
Wyborcza.biz ostrzegała na początku stycznia: rząd Tuska będzie miał swój Polski Ład. Od lipca przedsiębiorców czekają dantejskie sceny, płacz i zamęt.
- O ile sama idea jest godna pochwały, o tyle sposób jej realizacji woła o pomstę do nieba – zauważał Przemysław Hinc, doradca podatkowy, członek zarządu PJH Doradztwo Gospodarcze.
Jego zdaniem nawet osoby profesjonalnie zajmujące się sprawami podatkowymi swoich klientów wciąż mają tu mnóstwo wątpliwości. I paradoksalnie każde kolejne szkolenie w tym temacie mnoży je, zamiast usuwać.
– Sytuacja ta jako żywo przypomina tę z wprowadzeniem Polskiego Ładu. Tamta rewolucja w opodatkowaniu i oskładkowaniu okazała się bardzo szybko źle przygotowana, niepoliczona i wprowadzona bez oszacowania rzeczywistych konsekwencji zmian nie tylko dla przedsiębiorców, ale nawet dla zwykłych ludzi, pracowników i emerytów – mówił Hinc.
– Polski Ład zakończył się klapą, a teraz podobnie wygląda sytuacja z KSeF, który w tym stanie, w jakim rządy Zjednoczonej Prawicy pozostawiły go rządowi Koalicji 15 Października, bardziej niż rzetelnie przygotowany projekt legislacyjny przypomina kukułcze jajo albo najeżone minami pole, na którym nawet podatkowy saper ma problem, żeby się bezpiecznie poruszać – zaznaczał doradca podatkowy.
– Niestety, platforma testowa, mimo że działa już od dłuższego czasu, nadal jest niestabilna i występują na niej problemy z pobieraniem i wysyłaniem faktur. Miejmy nadzieję, że zostaną one w porę wyeliminowane i że przełoży się to na poprawne działanie środowiska produkcyjnego – ostrzegał Piotr Świergoń konsultant projektu enova365 Handel w firmie Soneta (system ERP dla firm).

Ministerstwo Finansów mimo tych ostrzegawczych głosów z systemu e-faktur nie chciało się wycofać.
Doradcy podatkowi, przedsiębiorcy, jak i eksperci decyzję Domańskiego przyjęli z ulgą.
- Decyzja o opóźnieniu wejścia w życie KSeF-u – skoro wynika z dostrzeżenia ewidentnych błędów w architekturze i działaniu systemu – jest niepodważalna. Kluczowej jest jednak teraz to, żeby zminimalizować koszty biznesowe tej zmiany, które poniosły między innymi takie firmy, jak nasza - mówi Edward Nieboj, partner zarządzający departamentem outsourcingu w w Grant Thornton.
- My jako firma zajmująca się m.in. outsourcingiem finansowo-księgowym rocznie obsługujemy setki klientów i przetwarzamy dziesiątki tysięcy faktur. Dla nas krytyczne znaczenie ma to, czy KSeF będzie sprawnie działał, ale równocześnie w przygotowanie do wdrożenia e-fakturowania zainwestowaliśmy już ogromne środki - wyjaśnia Nieboj.
Dlatego jego zdniem należy minimalizować zmiany w dotychczas wypracowanych rozwiązaniach merytorycznych (np. schemy) i nie wymyślać koła na nowo – żeby przedsiębiorcy nie musieli zaczynać prac od początku, dublując koszty.

styczeń 2024

Większość przedsiębiorców nie jest przygotowana do rewolucji w fakturowaniu
Biznes nie jest gotowy na rewolucję podatkową, która jest tuż za rogiem. Dane to potwierdzają

Do rewolucji podatkowej w VAT, czyli wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, zostało mniej niż pół roku. Ministerstwo Finansów potwierdza, że obecnie nie planuje (kolejny raz) przesuwać terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Problem w tym, że w pełni gotowe na tę rewolucję jest… 3 proc. przedsiębiorców. Od czego zacząć przygotowania?

Dostosowanie systemów IT do KSeF jest głównym problemem dla firm. Warto zacząć przygotowania do KSeF już teraz. Tłumaczymy, jak to zrobić
Więcej informacji o biznesie znajdziesz na stronie Businessinsider.com.pl
60 proc. firm wciąż nie zaczęło przygotowań do wdrożenia e-faktur – wynika z badania firmy doradczej Crowe i kancelarii TGC Corporate Lawyers "Największe wyzwania firm związane z KSeF". Badanie zostało przeprowadzone pod koniec listopada 2023 r. wśród 130 firm (mikro, małych, średnich i dużych). Wynika z niego, że 3 proc. deklaruje pełną gotowość do korzystania z obowiązkowego KSeF, a 37 proc. badanych jest do nowego obowiązku przygotowana częściowo. Co sprawia firmom największą trudność?
Dominują dwie sprawy: dostosowanie systemów IT do nowych wymogów (tak wskazało 75 proc. badanych firm) oraz dostosowanie struktury e-faktury do potrzeb firmy (55 proc. ma z tym problem). Dlaczego firmy mają z tym problem?
Dostosowanie systemu IT do KSeF w dużych firmach może potrwać pół roku i więcej. Skala wyzwań wykracza jednak dalece poza dostosowanie oprogramowania do obsługi e-faktur ustrukturyzowanych i tu jest główny problem.

Jak mówiła Business Insiderowi Agata Reszkowska, doradczyni podatkowa i ekspertka w obszarze KSeF z Editela, przedsiębiorstwa przede wszystkim nie są świadome tego, z jakim wyzwaniem będą się musiały zmierzyć. — Wielu liczy na dostawców ERP i pełne wdrożenie przez nich, tak jak to było z JPK_VAT — wskazuje ekspertka. To jednak błąd, bo eksperci od dawna powtarzają, że skala wyzwań jest dużo większa niż przy JPK_VAT.
Już w październiku 2023 r. przedstawiciele firm IT mówili nam, że jeśli firmy nie zaczną przygotowań, to mogą nie zdążyć z przygotowaniami, co może uderzyć w ich finanse i to dosłownie. W lepszej sytuacji są małe firmy i prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, którzy mają dużo większe szanse na dostosowanie się do KSeF, nawet jeśli zaczną przygotowania teraz, w styczniu 2024 r.
Z badania Crowe i kancelarii TGC Corporate Lawyers wynika, że drugim wyzwaniem jest dostosowanie struktury e-faktury do potrzeb firmy.
Przypomnijmy, że w obowiązkowym KSeF podatnicy będą wysyłać wyłącznie faktury ustrukturyzowane, a więc zgodne ze schemą FA(2). Z tym właśnie problem ma 55 proc. firm, bo schema nowej faktury ustrukturyzowanej zawiera aż 300 pól. Innymi słowy, tyle danych może pomieścić jedna faktura. Każda firma musi sama określić, które z tych pól będzie wypełniała. Mało tego, powinna to skonsultować również ze swoimi kontrahentami, od których będzie dostawała faktury i którym będzie je wysyłała.

Ministerstwo Finansów we wrześniu 2023 r. przedstawiło obszerne wyjaśnienia, wskazujące jak wypełniać faktury/schemę. Nie chcesz czytać całości? Wyjaśnialiśmy w Business Insiderze, co wynika z wyjaśnień MF: Są wyjaśnienia dotyczące KSeF. "Struktura ta została opracowana w oparciu o opinie przesłane podczas konsultacji podatkowych oraz postulaty zgłoszone w trakcie spotkań z organizacjami przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów oraz przez sektor IT" — wyjaśniło Ministerstwo Finansów.
Od czego zacząć przygotowania do KSeF?
Jeśli dotychczas nie interesowałeś się Krajowym System e-Faktur, to warto zapoznać się z kluczowymi zagadnieniami. Omówiliśmy je po podpisaniu obowiązkowego KSeF przez prezydenta: Prezydent podpisał. Będzie rewolucja w VAT.

Jeśli już wiesz, o co chodzi w KSeF, to zacznij od własnej firmy.
— Wdrożenie KSeF i przestawienie się z dotychczasowego sposobu wystawiania faktur jest dla firm dużym wyzwaniem i wymaga podjęcia ważnych decyzji. Warto rozłożyć ten proces na etapy. Pierwszym z nich powinien być kompleksowy przegląd wewnętrznych procesów i regulacji z obszaru zakupów, sprzedaży i fakturowania – mówi Piotr Dudek, dyrektor działu nowych technologii, Defence & Aerospace w kancelarii TGC Corporate Lawyers.
Innymi słowy, trzeba przejrzeć, zmienić i dostosować swoje procesy wewnątrz firmy. Do tego trzeba też zaangażować handlowców, dział sprzedaży, informatyków, księgowych i inne osoby w firmie. Jak i co zrobić? Omawialiśmy to w artykule: Rewolucja fakturowa w VAT. Zobacz, co i dlaczego musisz zmienić w firmie.
— Audyt procesów i regulacji wewnętrznych pozwoli zidentyfikować miejsca, które nie gwarantują zgodności z nowymi przepisami. W takim wypadku firma powinna dostosować dokumentację i procedury do wymogów KSeF, a to wymaga czasu. Nie warto więc odkładać tego działania na ostatnią chwilę – podkreśla Piotr Dudek.
Kolejnym krokiem są ustalenia z kontrahentami. KSeF może wymusić bowiem zmiany umów i ustaleń z kontrahentami, a także biurami rachunkowymi.
Jak to zrobić? Tłumaczyliśmy w artykule: Umowy, regulaminy, płatności. KSeF wymusi zmiany we współpracy z kontrahentami. Sprawdź jakie.
Co z fakturami zakupowymi
Kolejnym ważnym zagadnieniem są faktury zakupowe. Podatnicy będą bowiem je odbierali bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur.
— Są firmy, które w związku z KSeF nie przejmują się sprzedażą, ponieważ mają pewność, że te procesy zdołają poukładać. Problemem dla nich jest jednak sposób odbioru i obiegu dokumentów zakupowych. W tym zakresie potrzebują większej pomocy – mówiła nam Magdalena Jaworska, doradca podatkowy i partnerka w Quidea.
Czytaj też: Faktury zakupowe w KSeF. "Wiele firm ich boi się najbardziej"

Przedsiębiorcy, aby wystawiać e-faktury w KSeF, muszą najpierw uzyskać dostęp do systemu.
— Każdy czynny podatnik VAT będzie musiał najpierw uwierzytelnić się w KSeF, a dopiero, jeśli to zrobi, to będzie mógł dać uprawnienia do KSeF innym osobom. Uwierzytelnienia nie można będzie zrobić w formie papierowej. Dopuszczalna jest jedynie forma elektroniczna – ostrzegała Izabela Leśniewska, doradca podatkowy z kancelarii Alo-2.
Jak uzyskać dostęp, tłumaczyliśmy w tym artykule: Każdy podatnik sam musi uzyskać dostęp do KSeF. Księgowy tego nie zrobi.

Warto też wiedzieć, że tylko jedna osoba w spółce będzie mogła nadawać uprawnienia do wystawiania, odbierania i dostępu do faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli wspólników jest więcej i dojdzie do konfliktu, to spółka może mieć gigantyczny problem.
Co wtedy? Wyjaśniły to Patrycja Kubiesa oraz Monika M. M. Brzostowska, doradczynie podatkowe w spółce Kancelaria KiB w kolejnym artykule: Z tym spółki mogą mieć gigantyczny problem. Chodzi o e-faktury.

Jakie są obawy związane z KSeF?
O problemach, jakie mogą pojawić się w związku z KSeF, informujemy na bieżąco w Business Insiderze. Obawy dotyczą m.in. tego, czy dane z faktur, które trafią do KSeF, będą bezpieczne. Ministerstwo Finansów zapewniało w odpowiedzi na pytania Business Insidera, że nie ma czego się obawiać, bo resort jest przygotowany na to, aby przez system KSeF od 1 lipca 2024 r. przechodziło nawet 100 mln faktur dziennie.

Część organizacji przedsiębiorców chce odroczenia KSeF
Część organizacji i ekspertów (w tym Lewiatan, Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców) przekonuje, że trzeba odroczyć wejście obowiązkowego KSeF do 1 stycznia 2025 r. Zgody wśród ekspertów nie ma. Część specjalistów od podatków bowiem stoi na stanowisku, że kolejne odroczenie (MF już raz przesunęło termin – z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.) nic nie da.

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania Business Insider przyznało, że nie ma planu kolejnego odroczenia terminu. Również nowy wiceminister finansów, Jarosław Neneman, potwierdził, że wejście obowiązkowego KSeF to priorytet resortu finansów.

Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz Business Insider Polska